A quoi ressemblent les messages d'absence de vos collaborateurs ?

👉 Peut être vous apprêtez vous à partir en vacances, aussi vient la question « quoi mettre dans mon message vocal d’absence ? »

Une entreprise peut (doit ?) fournir à ses collaborateurs une trame qui les aidera dans l’enregistrement de leur message de répondeur vocal.

Je vous rappelle que le message d’absence contribue à véhiculer l’image de l’entreprise, du département, du collaborateur. L’image transmise peut être professionnelle et donner confiance ou au contraire elle peut anéantir tous les efforts commerciaux, marketing,… faits par ailleurs.

Il doit donc faire l'objet d'une attention particulière. 👉 Aussi, je vous propose quelques règles qui vous aideront à avoir un message d'absence qui va renvoyer une image professionnelle et aider vos interlocuteurs : ✔ Le message doit confirmer à l’appelant qu’il est au bon endroit. Il le renseigne sur la durée de l’absence de la personne qu’il veut joindre en spécifiant la date de retour ou le moment du départ et le moment du retour. ✔ Il peut proposer une solution de rechange : un collègue qui assure le remplacement en indiquant distinctement son prénom, son nom et son numéro de téléphone, le service client,… ✔ Il invite l’interlocuteur à laisser un message. Il se termine, par exemple, par merci, à bientôt ou au revoir. ✔ Le message doit être enregistré dans un environnement silencieux. Combien de fois ai-je entendu des messages de répondeur inaudible du fait du bruit environnant ou parce que l’interlocuteur ne prend pas soin de parler directement dans un micro ou le combiné ? Réécoutez vos messages avant de les activer !

🎁 Pour vous aider, voici deux exemples ! ◾ Exemple d’un message simple et court : Vous avez joint la boîte vocale de Frédéric Sourbié – Qu’ose Toujours !. Je serai absent du 1er au 15 août. En mon absence, vous pouvez joindre M. Marc Anton, responsable régional sud au 07… (prenez le temps de prononcer chaque nombre pour permettre à l’interlocuteur de le noter) Sinon, pour vos demandes non urgentes, je vous invite à me laisser un message, et je vous rappellerai à mon retour. Au revoir ◾ Exemple de message à éviter et que j'ai déjà entendu : Bonjour. Je serai absent pendant deux semaines. Vous pouvez me laisser un message et je vous contacterai dès que possible. Sinon, vous pouvez contacter notre service client au numéro habituel.

pouvez me laisser un message et je vous contacterai dès que possible. Sinon, vous pouvez contacter notre service client au numéro habituel.