Et vos répondeurs téléphoniques, ils renvoient quelle image de votre entreprise ?

ça n’a l’air de rien, et pourtant ! Le paramétrage des répondeurs téléphonique est un élément important dans la communication orale d’une entreprise !

En effet, que ce soit l

orsqu’un interlocuteur extérieur téléphone à une personne en particulier, quelque soit le service, ou que ce soit un appel interne à l’entreprise, cela peut être un premier contact avec l’entreprise ou avec son collègue, et donc sa première impression.

Aussi, je souhaite m’attarder sur les appels effectués auprès d’une personne en particulier. Il peut vous arriver à vous aussi de tomber sur des messages du type « vous êtes sur la boîte vocale du post Numéro 23 45, merci de laisser un message ». Ce message est un vrai tueur de lien. Ce message est impersonnel.

De plus, il n’apporte aucune information sur la personne qui est derrière ce poste : un nom ? son département ? … : ça rassurerait sur le fait que nous sommes bien en train d’essayer de contacter la bonne personne.

Aussi, un des éléments d’une « charte orale » est de rendre les messages des répondeurs plus pertinents, plus professionnels. Pourquoi ne pas harmoniser l’ens

emble des messages vocaux au sein d’un entreprise ? Une charte orale aide les collaborateurs à savoir quoi dire lorsqu’ils enregistrent leur message vocal en l’absence d'une voix préenregistrée fournie par l'entreprise. 👉 Par exemple, les éléments importants à mentionner sont le prénom, le nom - en prenant soin de faire un court silence entre les 2 dans un souci de bonne compréhension - le nom du département, le nom de l’entreprise, la raison de l’absence si elle est prolongée et, dans ce cas, le nom et les coordonnées de la personne qui assure le remplacement, et enfin rassurer l’interlocuteur sur le

fait qu’on le contacte dès que possible.

Vous

avez désormais un moyen facile et très utile pour donner une image plus professionnelle de votre entreprise : A vous de jouer !