Les supports visuels en réunion

Lundi 14h, après un café avec des collègues du service marketing et du département finance, vous entrez dans la salle de réunion pour assister à la présentation du chiffre d’affaires par secteur du trimestre écoulé par le Directeur Commercial et les chiffres de la comptabilité par la Directrice Financière.

Les tables sont disposées en « U ». Vous prenez place à côté de votre collègue commercial Nord Pas de Calais, vous le saluez.

L’ensemble des participants est ponctuel. 14 personnes composent l’auditoire plus les deux intervenants.

Driss, le directeur commercial, se débat avec les câbles du vidéoprojecteur puis parvient à allumer ce dernier. Un message apparaît « No source available », puis après quelques réglages apparait enfin son premier slide Power Point à l’écran. Pour avoir assisté aux présentations de Driss dans le passé, vous le savez à l’aise pour prendre la parole en public mais, vous ne savez pas pourquoi, vous décrochez rapidement.

La réunion débute avec un retard de 10mn, la résolution des problèmes de vidéoprojecteur ayant nécessité du temps.

Driss débute en nous remerciant pour notre présence puis introduit le sommaire de la réunion en lisant son slide constitué d’une liste à puce. Vous réalisez que, compte tenu du retard de 10mn, les horaires mentionnées son déjà erronées.

Puis Driss enchaîne avec la deuxième diapositive. Le nom de l’entreprise est en haut à droite, le bandeau, en bas, fait mention du logo et des filiales de l’entreprise, le tout aux couleurs de la société.

Au centre, sur le reste de place laissé par ce qu’impose le protocole « corporate » dans l’utilisation des logos et autres, figure un graphique avec les chiffres d’affaires de chaque année depuis 2008 pour la région Europe de l’Ouest.

Driss commence par un « euuuuhhh », une hésitation puis « alors » et indique le montant du C.A. du 1er trimestre 2017. Vous ne parvenez pas à lire le chiffre, il est trop petit. Puis, Driss rappelle la croissance depuis 2008 avec une rupture en 2011 suite à la perte d’un partenariat avec un distributeur en Belgique. Il plisse les yeux, essaye de lire les chiffres sur la diapositive.

Il insiste sur la croissance globale depuis 2008 soit + 11 % et le un C.A. en croissance de 20 % pour le 1er trimestre.

Il passe au « slide » suivant. Il s’agit d’une liste à puces détaillée.

Elle présente les évènements clés du trimestre écoulé : salons, « gros coups »,… Driss, lit la diapositive en y ajoutant quelques commentaires ponctués de « alors », « euuuh ». Vous lisez aussi sans vraiment l’écouter, à quoi bon, tout est écrit.

Votre voisin consulte ses Emails sur son Smart Phone, râle à voix basse sur un d’eux, un retard de livraison chez un client.

Une collègue du service Marketing, située en face vous semble griffonner des dessins sur son bloc note. Elle ne semble pas être à l’écoute du Directeur Commercial.

Oups, vous aussi, vous avez décroché. Avez-vous raté des informations importantes ?

Driss laisse alors sa place à Noémie, la Directrice Financière.

Elle appuie sur une touche du PC puis apparaît un tableau très détaillé faisant apparaitre des chiffres comptables. Ils sont illisibles pour la plupart, trop petits.

Elle commence à parler, mais c’est inaudible. Elle n’articule pas, sa voix ne porte pas.

Elle fait l’inventaire de chiffres dont vous ne comprenez pas bien à quoi ils correspondent : Les actifs, le budget, puis compte de résultats, … le flux d’informations est discontinu ?

Vous vous perdez alors dans vos pensées jusqu’au moment où le silence dans la salle vous fait revenir dans la réunion.

Noémie, cherche un document dans sa sacoche. Elle en sort une fiche qu’elle se met à lire.

Elle s’excuse et explique avoir peur d’oublier des informations.

Elle énumère les points de vigilance tout en essayant de pointer du doigt un camembert multi couleurs affiché sur le diaporama.

Elle s’accroche à son Power Point tout en ne voulant pas oublier les informations portées sur sa fiche. Vous essayez de continuer à lire aussi sa diapositive. Vous ne comprenez pas bien qu’elle information elle veut mettre en avant. Son ton de voix est monocorde et vous devez prêter une oreille attentive pour parvenir à saisir les messages.

Vous avez l’impression de perdre votre temps. Déjà une heure trente écoulée avec finalement peu d’informations retenue.

Enfin, Driss annonce une pause.

Votre voisin pose son smart phone, a t'il répondu à ses Emails tout le temps de la présentation ?

Claire, la commerciale PACA, semble sortir d’une léthargie « réunionesque », elle s’étire puis se dirige vers la machine à café au fond de la salle.

…

Vous avez l’impression d’avoir vécu ce type de réunion ?

Ne vous êtes-vous jamais posé la question sur le bien-fondé de ces réunions, de ces présentations de diaporamas qui pourraient être remplacés par des supports papiers remis aux participants ?

Vous ne souhaitez pas vous retrouver comme ces intervenants face à leurs équipes ? Vous souhaitez faire passer votre message de manière claire, concise, précise tout en suscitant l’intérêt ? Vous souhaitez respecter le temps de votre auditoire et le vôtre ?

Dans le deuxième article, vous découvrirez les premiers conseils qui feront changer vos présentations de dimension.

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